Meetings, Tagungen oder Kongresse, die im Gedächtnis bleiben
Führungskräftemeeting, Jahres Kick-Off oder Tagung mit den besten Kunden oder Vertriebspartnern - was vielleicht trocken klingt, ist entscheidend für den Erfolg von Unternehmen. Ein reibungsloser organisatorischer und technischer Ablauf sind dabei für jedes Meeting und jede Tagung die Basis. Aber es braucht noch mehr.
Als Event-Profi unterstützen wir Sie dabei, bei Ihrer Tagung, Convention oder einem Meeting die Inhalte und Redner richtig in Szene zu setzen. In einer besonderen Location, mit motivierendem Speaker, mit Team-Elementen wie unserem Actionpainting oder einem außergewöhnlichen Abendprogramm zur Tagung - gut ist, was im Gedächtnis bleibt.
Perfekt bis ins kleinste Detail - Damit Ihre Tagung zum Erfolg wird
Wenn Ihre wichtigsten Führungskräfte, Ihre Kunden, das Entwicklungs-Team oder Vertriebspartner sich auf einer Tagung austauschen, bei einem Meeting wichtige Themen besprechen oder auf einer Convention die Zukunft der Branche denken, sollte jedes Detail sitzen.
Von der Auswahl des Tagungshotels über das Anreise-Management der Redner, den perfekten Ton bei der Tagung, die Begrüßung & Check-In der Gäste bis zum Catering und dem Rahmenprogramm - wir planen sorgfältig und mit viel Liebe zum Detail.
Fragen Sie uns gerne an für das Veranstaltungsmanagement zu Ihrer Tagung! Wir übernehmen gerne die gesamte Organisation des Business-Events oder auch einzelner Teil-Elemente.
- perfekten Tagungsraum mieten & Seminarhotel auswählen
- geeignete Konferenztechnik und Präsentationstechnik
- passender Catering-Service und Rahmenprogramm mit Top-Speakern, Abend-Event etc.
- sympathisches Teilnehmermanagement und professionelle Ablaufplanung
Häufige Fragen zu Tagung, Meeting & Co.
Eine Tagung ist eine organisierte Fachveranstaltung, bei der Experten zusammenkommen, um sich über ein bestimmtes Thema auszutauschen. Im Unterschied zu Seminaren steht bei einer Tagung nicht nur die Wissensvermittlung im Vordergrund, sondern auch Diskussion, Impulsgebung und Netzwerkpflege. Tagungen finden oft an einem oder zwei Tagen statt – mit Vorträgen, Panels oder Workshops. Häufig rundet auch ein Abendprogramm den fachlichen Teil der Tagung ab.
Gerade wenn viele parallele Panels stattfinden, ist eine professionelle Organisation von Räumen, Technik & Rednern für einen reibungslosen Ablauf essentiell. Gerne unterstützen wir von Sokoll & Friends Sie dabei.
Ein Meeting ist meist kürzer, informeller und auf einen klar umrissenen Zweck ausgerichtet – z. B. ein Team-Update oder eine Entscheidungsrunde. Eine Tagung dagegen ist eine größere, strukturierte Veranstaltung mit mehreren Teilnehmern, Vorträgen und oft einem ganzen Tages- oder Mehrtagesprogramm. Größere Meetings wie z.B. Jahres-Kick-Offs haben aber oft einen ähnlichen Umfang wie eine Tagung.
Der erste Schritt: Ziel und Zielgruppe definieren. Danach folgen Budgetplanung, Locationwahl, Referentenanfrage, Programmgestaltung und Teilnehmerkommunikation.
Unser Tipp: Fangen Sie frühzeitig an (mindestens 4 bis 6 Monate vorher) und erstellen Sie einen Zeitplan mit Deadlines. Wer entspannter planen will, holt sich erfahrene Event-Profis ins Boot – uns zum Beispiel.
Die Kosten hängen stark von Ort, Teilnehmerzahl, Technik und Catering ab - je nachdem, wie aufwendig Location, Speaker, Ausstattung und Rahmenprogramm sind. Wenn Sie eine bestimmte Budgetvorgabe haben, beraten wir Sie gerne mit unserer Erfahrung zu den Möglichkeiten innerhalb Ihres Rahmens.
Alles, was einen klaren Fachbezug hat und Austausch ermöglicht. Das kann ein neues Produkt, ein Branchentrend, ein wissenschaftlicher Diskurs oder auch ein internes Strategiethema sein. Wichtig ist: Das Thema sollte für die Zielgruppe relevant, aktuell und diskutierbar sein. Besonders im Gedächtnis bleibt Ihre Tagung oder Ihr Meeting mit kreativen Elementen, außergewöhnlichen Umsetzungen oder einer besonderen Location.
Achten Sie auf Erreichbarkeit, Raumgröße, technische Ausstattung und Serviceleistungen. Idealerweise gibt es Tageslicht, flexible Bestuhlung und Technik vor Ort. Je nach Zielgruppe kann es ein modernes Tagungshotel, ein inspirierender Co-Working-Space oder ein Industrie-Loft sein. Eventuell bieten sich auch Räumlichkeiten, die mit Ihrem Unternehmen verbunden sind, an und können von uns in eine Tagungslocation verwandelt werden.
Nicht zu unterschätzen: Falls Sie Teilnehmer mit weiterer Anreise haben, braucht es an oder in der Nähe der Location gute Übernachtungsmöglichkeiten. Und auch ein mögliches Rahmenprogramm - von Sightseeing bis Gala - stellt nochmal andere Anforderungen an die Auswahl der Tagungslocation. Wir von Sokoll & Friends beraten Sie dabei gerne – damit der Rahmen zum Inhalt passt.
Das hängt natürlich von der Größe der Tagung ab. Prinzipiell gilt aber: Dass Redner gut zu sehen und zu hören sind, ist ein Muss. Deshalb ist als Mindest-Konferenztechnik normalerweise zu empfehlen: Beamer oder große Screens, Mikrofone, Tonanlage und stabiles WLAN.
Bei größeren Formaten können weitere technische Anforderungen für Tagungen oder Conventions dazu kommen z.B.
- Dolmetschtechnik
- Kameratechnik für die Übertragung der Redner
- Streaming-Equipment bei hybriden Formaten
- digitale Tools für Interaktion (z. B. Voting-Apps)
Unsere Empfehlung: Immer mit einem Technikpartner oder Dienstleister arbeiten, der auch bei Problemen spontan helfen kann.
Die Einladung zur Tagung hängt ganz von Ihrer Zielgruppe ab. Für interne Tagungen reicht oft eine E-Mail mit Link zur Anmeldung. Für externe Formate empfehlen wir eine Einladung per Mailings, Eventplattformen, Fachmedien oder auch als gedruckte Einladungskarte. Wichtig: Klare Infos zu Ort, Zeit, Thema, Ablauf der Tagung – und natürlich eine einfache Anmeldemöglichkeit.
Ein gutes Tagungsprogramm ist abwechslungsreich, fokussiert und nicht zu überladen. Kombinieren Sie Fachvorträge, Dialogformate, kurze Pausen und – wenn möglich – einen Netzwerkteil. Denken Sie auch an einen Einstieg mit Wow-Effekt oder eine Abschluss-Keynote mit Perspektivwechsel. Auch Mitmach-Elemente zur Aktivierung der Teilnehmer wie z.B. unser Actionpainting sind zu empfehlen.
Falls die Teilnehmer von weiter anreisen, empfiehlt sich dazu ein Begleitprogramm, zum Beispiel mit Sightseeing am Vorabend oder After Party. Wir helfen gern bei der Dramaturgie und Gestaltung des Tagungsablaufs. Auch besondere Speaker zu unterschiedlichen Themen haben wir in unserem Portfolio von Sokoll & Friends.
Erfolg lässt sich messen – durch Teilnehmerfeedback, Teilnahmequote, Medienresonanz oder konkrete Folgeprojekte. Online-Umfragen bei oder nach der Veranstaltung liefern ein direktes Stimmungsbild. Und: Je besser die Vorab-Ziele der Tagung oder des Meetings definiert wurden, desto klarer lässt sich der Erfolg hinterher prüfen.